Кадровый документооборот

Для любого юридического лица важно правильно организовать кадровый документооборот. Успех бизнеса – планы на долгие годы вперед, а планы – это, прежде всего, порядок в документации. В РФ предусмотрены требования к документообороту по кадровому чету. Юристы отмечают, что грамотно оформленная кадровая документация – залог эффективной деятельности сотрудников во благо предприятия.

Работа с различными видами документов является одной из задач отдела кадров, а так же менеджеров по управлению персоналом. С вступлением в силу ФЗ «О персональных данных» остро стал вопрос об обработке персональных данных в кадровом документообороте. Это, прежде всего, связанно с тем, что в трудовые правоотношения вовлечено огромное количество людей и организаций. К тому же, в соответствие с данным нормативно-правовым актом, все работодатели получили статус операторов обработки персональных данных, что значительно осложнило кадровый документооборот. Данная проблема имеет два аспекта:

• Защита персональных данных сотрудников в рамках документооборота организации;
• Защита персональных данных соискателей.

Отдельно, юристы обращают внимание на кадровый документооборот индивидуальных предпринимателей (ИП) и ООО. В состав кадровой документации ИП обязательно должны входить:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Локальные акты;
• Должностные инструкции;
• Табели учета работников;
• Соглашение об обработке персональных данных;
• Договор о привлечении к индивидуальной и коллективной материальной ответственности;
• Договоры с сотрудниками;
• Штатное расписание;
• Кадровые приказы и инструкции (инструкция по охране труда, приказы по личному составу);
• Трудовые книжки;
• График отпусков;
• Журналы и книги учета; журналы регистрации;
• Журналы по охране т руда, технике безопасности;
• Журналы учета трудовых книжек;
• Инструктажи по технике безопасности;
• Вводный инструктаж.

Для ведения кадрового документооборота, по общему правилу, применяются унифицированные формы, но юристы отмечают, что документация может вестись и в произвольной форме. Унифицированная форма ведения кадровой документации утверждена постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате».

Как показывает практика работы трудовых инспекторов, проверяющих наличие и законность кадрового документооборота, к его ведению, работодатели относятся достаточно формально. Зачастую, документация ведется «для галочки». Юристы компании ООО «Ордин и К» окажут квалифицированную юридическую помощь в по следующим вопросам:

• Юридические консультации;
• Составление и оформление кадровой документации;
• Восстановление кадрового документооборота;
• Охрана труда и политика компании.